Giảm văn bản, giấy tờ hành chính

Giảm văn bản, giấy tờ hành chính

Ngày 23/5/2006, BHXH Việt Nam ban hành Công văn số 1858/BHXH-VP về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính. Dưới đây là nội dung của Công văn.

Thực hiện Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, BHXH Việt Nam yêu cầu Giám đốc BHXH các tỉnh, thành phố, Thủ trướng các đơn vị trực thuộc thực hiện một số nội dung sau:

Đối với BHXH các tỉnh, thành phố
1. Giám đốc BHXH các tỉnh, thành phố quán triệt đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước và của ngànn về công tác văn thư, về quản lý văn bản hành chính; không lạm dụng văn bản, giấy tờ, thủ tục hành chính khi giải quyết công việc, nhất là trong quan hệ với người lao động và đơn vị sử dụng lao động; đồng thời nâng cao trách nhiệm và ý thức tiết kiệm, khắc phục dứt điểm tình trạng in ấn, sao chụp, gửi văn bản, tài liệu không đúng quy định.
2. Căn cứ vào quy định hiện hành của Nhà nước và của ngành về công tác văn thư, Giám đốc BHXH các tỉnh, thành phố cụ thể hóa thành các quy định để thực hiện nghiêm túc công tác xây dựng, ban hành và quản lý công văn, giấy tờ hành chính trong đơn vị; quản lý việc in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu đảm bảo chặt chẽ, tránh lãng phí. Khi gửi văn bản, giấy tờ hành chính, Giám đốc BHXH các tỉnh, thành phố phải xác định rõ nơi cần gửi văn bản và chỉ gửi đến những cá nhân, tổ chức có trách nhiệm giải quyết công việc, không gửi cho các cá nhân, tổ chức khác để biết, để tham khảo hoặc thay cho báo cáo công việc đã làm.
- Khi giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao, Giám đốc BHXH các tỉnh, thành phố cần chủ động, nêu cao trách nhiệm xử lý công việc thuộc thẩm quyền của thủ trưởng đơn vị; hạn chế gửi văn bản về BHXH Việt Nam đề nghị giải quyết những công việc sự vụ, những việc thuộc thẩm quyền của Giám đốc BHXH tỉnh, thành phố. Trường hợp gửi công văn về BHXH Việt Nam để báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo thì chỉ gửi một bản, tránh tình trạng cùng một nội dung văn bản nhưng gửi cho nhiều ban nghiệp vụ khác nhau, hoặc gửi nhiều bản, nhiều lần tới một đơn vị gây lãng phí và khó theo dõi trong quá trình xử lý công việc.
- Để tạo thuận lợi cho người lao động và đưa vị sử dụng lao động khi tham gia và hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHXH các tỉnh, thành phố phải niêm yết công khai danh mục những giấy tờ thật sự cần thiết và quy trình giải quyết công việc, không tự đặt ra các thủ tục, giấy tờ ngoài quy định của BHXH Việt Nam gây khó khăn đối tượng; thường xuyên rà soát để loại bỏ những thủ tục, giấy tờ không cần thiết. Khi giải quyết công việc với người lao động và đơn vị sử dụng lao động, BHXH các tỉnh, thành phố phải đảm bảo đúng thời hạn quy định.
3. Để giảm dần thủ tục, giấy tờ hành chính, BHXH các tỉnh, thành phố cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc; từng bước thay thế việc dùng văn bản, giấy tờ hành chính trong truyền đạt thông tin và giải quyết công việc hàng ngày qua mạng tin học. Đối với những đơn vị đã có mạng tin học nội bộ (LAN) cần tăng cường việc khai thác, trao đổi và xử lý thông tin trong nội bộ cơ quan qua mạng, tiến tới trao đổi và xử thông tin với BHXH Việt Nam và các cơ quan, tổ chức khác (khi BHXH Việt Nam xây dựng hệ thống mạng trong toàn ngành).

Đối với BHXH Việc Nam
- Ban Nghiên cứu đổi mới quy định quản lý nghiệp vụ của ngành chủ trì, phối hợp với Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc, Giám đốc BHXH các tỉnh, thành phố khẩn trương hoàn thành việc sửa đổi, bổ sung quy trình quản lý nghiệp vụ, chuẩn hóa các loại biểu mẫu, giấy tờ hành chính để triển khai thực hiện thống nhất trong toàn ngành. Quy trình quản lý nghiệp vụ và hệ thống biểu mẫu, giấy tờ hành chính mới phải đáp ứng tốt yêu cầu quản lý, thuận tiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin và thuận lợi cho BHXH tỉnh, thành phố, các cá nhân, tổ chức liên quan khi triển khai; từng bước thực hiện ISO và các hoạt động quản lý của ngành.
- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn được giao, Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ để kịp thời giải quyết những khó khăn, vướng mắc phát sinh (có nội dung liên quan đến chuyên môn của nhiều đơn vị trực thuộc) cho địa phương; không để xảy ra tình trạng cùng một vụ việc cụ thể, nhưng mỗi đơn vị lại hướng dẫn, chỉ đạo địa phương giải quyết khác nhau. Khi trình ký văn bản, Thủ trưởng đơn vị chủ trì việc soạn thảo phải chịu trách nhiệm về thẩm quyền ban hành, thể thức, hình thức của văn bản và chuyển qua bộ phận pháp chế (Phòng Pháp chế - Tổng hợp trực thuộc Văn phòng) để soát xét trước khi trình lãnh đạo BHXH Việt Nam ký ban hành.
- Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam có trách nhiệm phối hợp để triển khai có hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công tác hành chính văn phòng như: trao đổi thông tin qua mạng nội bộ, tiếp tục khai thác, sử dụng chương trình quản lý công văn, đăng ký và công bố lịch làm việc của lãnh đạo ngành trên mạng qua Chương trình quản lý công văn và thông tin văn bản.
- Chánh Văn phòng theo dõi, đôn đốc BHXH các tỉnh, thành phố, các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam thực hiện nghiêm túc quy định về công tác văn thư ban hành theo Quyết định số 4503/QĐ-BHXH ngày 21/11/2005 của BHXH Việt Nam; đồng thời nghiên cứu cải tiến việc in ấn, sao chụp, phát hành văn bản, tài liệu của cơ quan theo tinh thần triệt để tiết kiệm, tránh lãng phí; sử dụng mạng tin học nội bộ để cập nhật các văn bản pháp luật liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ của ngành phục vụ việc tra cứu của cán bộ, công chức, viên chức.